ข้อดีข้อเสียของหนังสือรับรองเงินเดือน อยากขอหนังสือรับรองเงินเดือนต้องทำอย่างไร

สารบัญ

มารอบรู้เรื่องหนังสือรับรองเงินเดือนกัน

หลายครั้งเวลาที่คุณต้องการที่จะทำเรื่องราวทางการเงินคำว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมักจะมาอยู่ในเอกสารที่คุณต้องเตรียมเสมอ เราลองมาทำความรู้จักกับเอกสารชิ้นนี้รวมทั้งขั้นตอนการขอหนังสือรับรองเงินเดือนกันดีกว่าว่าต้องทำอย่างไรและเอกสารชิ้นนี้มีผลกับเรื่องราวทางการเงินของคุณแบบไหนบ้าง ขอทางออนไลน์ได้หรือไม่ พร้อมแล้วมาเริ่มเจาะลึกเรื่องนี้ไปพร้อมกับเรากันได้เลย

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร

มาถึงคำถามแรกที่เราต้องตอบให้คุณเข้าใจกันก่อนว่าหนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไรกันแน่ จริง ๆ แล้วหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นสามารถจะเรียกว่าใบรับรองเงินเดือนแทนก็ได้แล้วแต่ความสะดวกและคุ้นชินของแต่ละสถานที่ทำงาน โดยหนังสือรับรองเงินเดือนจะทำหน้าที่สำคัญคือการเป็นหลักฐานรับรองว่าคุณทำงานที่ไหน มีรายได้เท่าไร ทำงานมานานแค่ไหน แต่จะไม่มีการแสดงในส่วนของรายรับหรือการหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อย่างเช่น ประกันสังคม ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น ถ้าจะนิยามให้เข้าใจกันง่ายขึ้นหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นเหมือนเป็นข้อมูลโดยสรุปเกี่ยวกับรายได้และอาชีพของคุณเพื่อให้เป็นประโยชน์กับการพิจารณาทางด้านการเงิน ธนาคาร หรือการสมัครงานต่าง ๆ นั่นเอง

ความแตกต่างของหนังสือรับรองเงินเดือนกับสลิปเงินเดือน

ก่อนจะเริ่มลงลึกเรื่องของหนังสือรับรองเงินเดือนกันต่อเราลองมาคลายข้อสงสัยถึงเรื่องความแตกต่างของหนังสือรับรองเงินเดือนกับสลิปเงินเดือนกันดีกว่า โดยต้องบอกก่อนว่าทั้งสองอย่างนี้ไม่ใช่สิ่งเดียวกันแต่มีการทำงานคล้าย ๆ กัน

สลิปเงินเดือนคือ เอกสารที่คุณซึ่งเป็นพนักงานขององค์กรต่าง ๆ ได้รับในทุกเดือนเพื่อแจกแจงถึงรายละเอียดรายรับของคุณไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลาหรือโอที ค่าเดินทางเพิ่มเติม การหักประกันสังคมหรือชดเชย กองทุนสำรองเลี้ยงชีพของบริษัท ภาษีต่าง ๆ เป็นต้น และจะเห็นรายรับสุทธิของคุณได้มากกว่าหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง จึงทำให้หลาย ๆ เรื่องราวทางการเงินอย่างเช่น การกู้ การซื้อสินทรัพย์มักจะมีการเรียกเอกสารเป็นสลิปเงินเดือนเพื่อนำไปประกอบการพิจารณา

อาชีพไหนบ้างถึงจะมีหนังสือรับรองเงินเดือน

ความจริงแล้วอาชีพเกือบทุกอาชีพที่มีลักษณะการจ้างเป็นรายเดือนสามารถที่จะยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนกับทางฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบัญชีได้ทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นข้าราชการ พนักงานรัฐวิสาหกิจ พนักงานประจำของบริษัทต่าง ๆ เพราะเป็นสิ่งที่ทุกคนมีอยู่แล้วเพียงแต่หากไม่ได้ขอก็จะไม่ได้มีแนบมาให้เป็นประจำเหมือนกับสลิปเงินเดือน ดังนั้นถ้าคุณคือคนที่มีอาชีพอยู่ในองค์กรไหนชัดเจนก็สามารถที่จะขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ทั้งนั้น

ทำงานรายวันขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้อย่างไร

หลายคนอาจเริ่มสงสัยว่าแล้วถ้าคุณเป็นลูกจ้างรายวันแต่ทำงานกับทางองค์กรเหล่านั้นเป็นประจำจะสามารถยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้หรือไม่คำตอบคือได้ โดยทางองค์กรเหล่านั้นจะทำการออกหนังสือรับรองค่าจ้างรายวันให้กับคุณแทน เพื่อที่เหล่าลูกจ้างรายวันนั้นจะได้มีโอกาสในการยื่นกู้หรือทำเรื่องราวทางการเงินมาเพิ่มสภาพคล่องหรือใช้ยามจำเป็นได้ไม่ต่างจากเหล่าพนักงานประจำ และหากฝ่ายบุคคลไม่ทำการออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้คุณสามารถที่จะทำการร้องเรียนได้ ซึ่งนี่คือสิทธิขั้นพื้นฐานของการเป็นลูกจ้างไม่ว่าจะเป็นรายวันหรือรายเดือน

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนต้องทำอย่างไร

เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าตัวของคุณนั้นเข้าข่ายของบุคคลที่สามารถจะขอแบบหนังสือรับรองเงินเดือนได้เราลองมาดูกันดีกว่าว่าขั้นตอนของการขอหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นอย่างไร แต่นี่เป็นเพียงขั้นตอนแบบมาตรฐานเท่านั้น หลายองค์กรจะมีลักษณะการขอและขั้นตอนที่แตกต่างกันออกไป และยังอาจขอหนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์ได้อีกด้วย

กรอกข้อมูล
ในส่วนของแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนนั้นจะมีรายละเอียดของมูลส่วนตัวต่าง ๆ ของลูกจ้างที่คุณสามารถเข้าไปกรอกเองได้เพื่อความถูกต้องและความสะดวกในการทำงานของทั้งฝ่ายบุคคลและตัวคุณเองมากขึ้น ซึ่งในส่วนนี้คุณต้องกรอกข้อมูลตามจริง เพราะในส่วนของข้อมูลสำคัญอย่างระยะเวลาการทำงานและจำนวนเงินเดือนนั้นมีผลกับการยื่นเอกสารเพื่อทำธุรกรรมต่าง ๆ เป็นอย่างมาก

ฝ่ายบุคคลดำเนินการ

หลังจากลูกจ้างได้ทำการยื่นแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนเป็นที่เรียบร้อยแล้วทางฝ่ายบุคคลจะเริ่มดำเนินการต่ออย่างเช่น ตรวจสอบรายชื่อ ประวัติ คัดลอกรายชื่อ จัดพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือน ตรวจสอบความถูกต้อง ส่งให้ผู้มีอำนาจลงนามรับรอง

ผู้มีอำนาจลงนาม

เมื่อทำหนังสือรับรองเงินเดือนพร้อมตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้วทางฝ่ายบุคคลจะส่งต่อให้กับผู้มีอำนาจในองค์กรเหล่านั้นเซ็นเพื่อเป็นการรับรองอย่างเป็นทางการจากองค์กร

ทำการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

หลังจากผ่านขั้นตอนทั้งหมดก็สามารถที่จะออกหนังสือรับรองเงินเดือนกันได้แล้ว ซึ่งอาจมีการส่งให้คุณเป็นเอกสารตัวจริงหรือไฟล์ PDF เพื่อความสะดวกในการรับส่งและนำไปใช้ต่อได้ง่าย ส่วนใหญ่แล้วขั้นตอนทั้งหมดจะใช้เวลาประมาณ 3 วันทำการ หรืออาจช้าเร็วกว่านั้นตามขั้นตอนรายละเอียดของแต่ละองค์กร

ระยะเวลาของหนังสือรับรองเงินเดือน

สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับออกใบรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้างก็คือหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นมีอายุการใช้งานได้ของมันเองไม่ใช่ว่าออกครั้งเดียวแล้วจะสามารถนำไปใช้ได้ตลอด เมื่อนายจ้างหรือเจ้าของกิจการทำการพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือนให้คุณแล้วนั้นจะมีการระบุวันที่ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนเอาไว้อย่างชัดเจน โดยแบ่งระยะเวลาในการใช้งานต่าง ๆ ได้ดังนี้

ใช้เพื่อการขอสินเชื่อหรือหนังสือรับรองเงินเดือนสมัครบัตรเครดิตจากธนาคารจะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 เดือนหรือ 30 วัน
ใช้เพื่อการยืนยันข้อมูลกับหน่วยงานราชการต่าง ๆ สามารถใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือนหรือ 90 วัน
ใช้เพื่อขอวีซ่าเพื่อการเดินทางต่าง ๆ สามารถใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือนหรือ 30 วัน (ควรตรวจสอบให้ดีว่าต้องมีการขอแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนเป็นภาษาอังกฤษหรือไม่)

องค์ประกอบสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนต้องมีอะไรบ้าง

อย่างที่บอกกันไปแล้วว่าเมื่อคุณมีการขอหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นจะต้องมีการให้คุณตรวจสอบข้อมูลเพื่อยืนยันความถูกต้องก่อนที่จะถูกส่งต่อไปให้ผู้มีอำนาจเซ็น ซึ่งรายละเอียดมาตรฐานส่วนใหญ่ในแบบหนังสือรับรองเงินเดือนมีดังนี้

มีการระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน” ไม่ใช่เพียงหนังสือรับรองการทำงานเท่านั้น
ชื่อ-นามสกุล ของพนักงานหรือลูกจ้างที่ทำการยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือน
ชื่อบริษัทหรือองค์กรที่พนักงานทำงานอยู่
ตำแหน่งงาน
วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงานรวมระยะเวลามาจนถึงวันที่ปัจจุบันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
อัตราเงินเดือนในแบบที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนหรือการหักค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
ระบุความต้องการใช้งานเอกสารว่าจะเอาไปทำอะไร เช่น ใช้เฉพาะงานราชการ หนังสือรับรองเงินเดือนสมัครบัตรเครดิต
วันที่ในการออกเอกสาร เพื่อจะได้ทราบระยะเวลาในการใช้งานได้
ลงชื่อผู้อออกเอกสาร พร้อมตำแหน่ง และลงชื่อหัวหน้างาน หรือเจ้าของที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือน
ลงตราประทับของบริษัท ซึ่งในส่วนนี้จะขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท

หนังสือรับรองเงินเดือนทำไมถึงสำคัญ

เมื่อยังไม่มีความจำเป็นต้องใช้คุณอาจไม่เห็นความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน แต่ความจริงแล้วเอกสารชิ้นนี้มีความสำคัญกับการทำงานประจำของคุณเป็นอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารที่สามารถแสดงให้หน่วยงานต่าง ๆ เห็นได้ถึงความมั่นคงและความชัดเจนพร้อมทั้งความน่าเชื่อถือในหน้าที่การงานของคุณ การมีรายได้ที่สม่ำเสมอนั้นมีส่วนสำคัญเป็นอย่างมากในเรื่องของการกู้หรือขอสินเชื่อ

โดยการขอสินเชื่อนั้นมีส่วนทำให้แผนชีวิตของคุณราบรื่นขึ้นได้ไม่ว่าจะเป็นการขอสินเชื่อเพื่อรถ บ้าน การศึกษา ค่ารักษาพยาบาล หรือเพื่อนำมาเป็นสินเชื่อหมุนเวียนเพิ่มสภาพคล่องให้กับการใช้ชีวิตประจำวัน ในช่วงปี 2023 หรือ 2566 นั้นการมีหนี้ที่จัดว่าเป็นหนี้ดีเป็นสิ่งที่ทุกคนสามารถมีได้ แถมยังช่วยให้ชีวิตของคุณมีความมั่นคงเพิ่มมากขึ้น และแน่นอนว่าสิ่งที่จะเป็นตัวช่วยสำคัญให้คุณยื่นขอแล้วผ่านการพิจารณาได้ง่ายขึ้นก็คือการมีหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง

นอกจากความสำคัญของการมีหนังสือรับรองเงินเดือนแล้วนั้นรายละเอียดภายในแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนก็ยังเป็นส่วนสำคัญในการพิจารณาวงเงินในการกู้ ความสามารถในการใช้หนี้ บวกเข้าไปกับระยะเวลาในการทำงานด้วยแล้วสามารถเพิ่มวงเงินให้กับคุณได้เลยทีเดียว

สุดท้ายแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนไม่ได้มีผลแค่กับการกู้หรือขอสินเชื่อเท่านั้นแต่ยังสามารถช่วยยืนยันให้คุณเรียกเงินเดือนจากที่ทำงานใหม่ได้เพิ่มขึ้นอีกด้วย เนื่องจากถ้าคุณไม่ได้ถูกไล่ออกการไปสมัครงานที่ใหม่มักจะทำให้คุณได้เงินเดือนที่เพิ่มขึ้นจากเดิมเสมอ แล้วอะไรที่จะสามารถยืนยันเงินเดือนการทำงานที่ผ่านมาได้คำตอบก็คือหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง และนี่คือประโยชน์พร้อมทั้งความสำคัญของเอกสารชิ้นนี้

หนังสือรับรองเงินเดือนทำอะไรได้บ้าง

แม้ว่าคุณจะเห็นความสำคัญพร้อมทั้งประโยชน์ของกันไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่เราลองมาสรุปให้เห็นภาพชัดขึ้นกันดีกว่าว่าจริง ๆ แล้วหนังสือรับรองเงินเดือนสามารถทำอะไรได้บ้าง

ทำบัตรเครดิตขอสินเชื่อ

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนสมัครบัตรเครดิตน่าจะเป็นเรื่องที่ทำให้หลาย ๆ คนต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือนกันมากที่สุด ซึ่งแน่นอนว่ามีความสำคัญและจำเป็นต้องใช้เพื่อที่จะทำให้คุณผ่านการพิจารณาพร้อมทั้งได้วงเงินอนุมัติที่เหมาะสม และรวมทั้งการยื่นขอกู้เพื่อซื้อบ้านซื้อรถหรือสินทรัพย์ต่าง ๆ ได้อีกด้วย

รีไฟแนนซ์ได้

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นสามารถนำมาทำประโยชน์กับสินทรัพย์ของคุณได้อย่างเช่นการรีไฟแนนซ์ ซึ่งไม่ว่าคุณต้องต้องการรีไฟแนนซ์เพื่อลดดอกเบี้ยหรือนำเงินก้อนมาใช้หนังสือรับรองเงินเดือนก็สามารถช่วยยืนยันความสามารถในการใช้หนี้และความน่าเชื่อถือของคุณได้เป็นอย่างดี

ใช้ยืนยัน Statement จากธนาคาร

มีแค่รายรับแต่ไม่แสดงรายจ่ายอาจทำให้ธนาคารหรือผู้ปล่อยสินเชื่อไม่สามารถประเมินความสามารถในการใช้หนี้ของคุณได้ ซึ่งบอกเลยว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมีส่วนช่วยให้ประวัติทางการเงินของคุณน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

สมัครงาน

ทุกองค์กรที่รับสมัครงานั้นต้องการคนที่มีประสบการณ์ที่ดีพร้อมทั้งมีความน่าเชื่อถือแล้วสิ่งที่จะช่วยยืนยันได้ก็คือการรับรองจากองค์กรที่เคยทำงานมา เพื่อให้เห็นถึงระยะเวลาและเงินเดือน ทั้งหมดจะนำมาประกอบการพิจารณารับเข้าทำงานและแน่นอนว่าจะช่วยเพิ่มเงินเดือนให้กับคุณได้อีกด้วย

ใช้ยื่นภาษี

หากคุณมีรายได้ต่ำกว่าเกณฑ์ก็สามารถใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยืนยันการลดหย่อนภาษีหรือไม่ต้องเสียภาษีได้ และหากมีรายได้ที่ต้องเสียภาษีก็สามารถนำไประบุเพื่อแสดงการเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง ทำให้คุณจะไม่เจอกับปัญหาเรียกเก็บภาษีย้อนหลังให้ยุ่งยากนั่นเอง

แบบหนังสือรับรองเงินเดือนมีแบบไหนบ้าง

ความจริงแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนนั้นหากคุณเป็นฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของกิจการสามารถทำการดาวน์โหลดหนังสือรับรองเงินเดือนหรือให้ลูกจ้างหรือผู้ยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นกรอกหนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์ได้ และทางองค์กรเพียงแค่ตรวจสอบความถูกต้องขอประวัติ อายุการทำงาน เงินเดือน แล้วทำการลงวันที่พร้อมทั้งเซ็นรับรองได้ เพียงแต่ขอให้แบบขอหนังสือรับรองเงินเดือนมีองค์ประกอบที่สำคัญครบ

ในส่วนนี้แล้วแต่ขั้นตอนของแต่ละองค์กรกันเลยว่าจะให้ทางลูกจ้างหรือพนักงานทำเองแล้วผู้มีอำนาจเพียงแค่เซ็นรับรองหรือมีการดำเนินการให้จากฝ่ายบุคคล ผลสุดท้ายเพียงแค่มีข้อมูลและเป็นเอกสารที่ถูกต้องตวามความเป็นจริงก็สามารถที่จะใช้งานได้อย่างถูกต้องกันแล้ว

หากคุณปลอมหนังสือรับรองเงินเดือนมีความผิดอย่างไรบ้าง

เมื่อได้ทราบกันไปแล้วว่าหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นสามารถดาวน์โหลดหนังสือรับรองเงินเดือนรวมทั้งขอหนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์ได้หลายคนอาจมีความคิดว่าทำเองได้แบบไม่ต้องผ่านฝ่ายต่าง ๆ หรือรอเซ็นให้ยุ่งยาก แต่บอกเลยว่าการกระทำแบบนี้หากถูกจับได้มีความผิดไม่น้อยแถมยังมีผลเสียตามมาอีกด้วย ซึ่งจะเกิดอะไรขึ้นบ้างหากคุณทำการปลอมแปลง

ไล่ออก
คุณอาจโดนไล่ออกจากหน่วยงานที่ทำงานอยู่ด้วย หรืออาจไม่ผ่านการพิจารณาจากทางบริษัทที่ไปสมัครใหม่ รวมทั้งถ้าเป็นในเรื่องของการหนังสือรับรองเงินเดือนสมัครบัตรเครดิตล่ะก็อาจถูกหักคะแนนเครดิตบูโร ซึ่งในรายละเอียดคะแนนจะมีการระบุเอาไว้ด้วยว่าคุณถูกหักคะแนนเพราะอะไรและการยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรในครั้งต่อ ๆ ไปอาจมีผลกระทบได้
โทษตามกฎหมาย
หากเป็นบุคคลของหน่วยงานราชการแล้วทำการปลอมแปลงนอกจากถูกในออกจากงานแล้วอาจถูกสั่งจำคุกได้